सॉफ्टवेयर समीक्षा

2020 के 11 सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर की समीक्षा की गई


दस्तावेज़ और फाइलें आपके व्यवसाय का एक अनिवार्य हिस्सा हैं।

चाहे आप एक बड़ा संगठन चला रहे हों, एक छोटा व्यवसाय, या यहां तक ​​कि कर रहे हैं घर की नौकरी से काम, संभावना है कि आप बहुत सारे दस्तावेज़ बना रहे हैं। एक बार जब आप इन दस्तावेज़ों को बनाते हैं, तो आपको उन्हें सुरक्षित और व्यवस्थित रखने की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपकी टीम और ग्राहक आसानी से उन तक पहुंच सकें।

चीजों को सरल बनाने के लिए, आप उपयोग कर सकते हैं दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर।

इन उपकरणों की आवश्यकता बढ़ रही है, के साथ वैश्विक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर बाजार 2028 तक $ 11.06 बिलियन तक पहुंचने की संभावना है।

ये उपकरण अधिक से अधिक लोकप्रिय हो रहे हैं - और एक अच्छे कारण के लिए।

वे सभी हितधारकों के बीच निर्बाध सहयोग सुनिश्चित करने के लिए फाइलों को व्यवस्थित और सुरक्षित रखने में आपकी मदद करते हैं। वे आपके लिए किसी भी प्लेटफ़ॉर्म, डिवाइस या वेब ब्राउज़र से फ़ाइलों को अपलोड, डाउनलोड या एक्सेस करना आसान बनाते हैं।

आपको सही निर्णय लेने में मदद करने के लिए, मैंने सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को रैंक और समीक्षा की। ये समीक्षाएं उनकी प्रमुख विशेषताओं, उपयोग में आसानी, एकीकरण, दस्तावेज़ जीवनचक्र, फ़ाइल प्रारूप, वर्कफ़्लो स्वचालन, मूल्य निर्धारण योजना, और बहुत कुछ पर आधारित हैं।

आएँ शुरू करें।

सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर क्या है?

इस वर्ष उपयोग करने के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के लिए मेरी शीर्ष पिक्स हैं।

1. ड्रॉपबॉक्स.

ड्रॉपबॉक्स सबसे लोकप्रिय सभी में से एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उपलब्ध है। यह पारंपरिक और मल्टीमीडिया दोनों दस्तावेजों के लिए डिजिटल परिसंपत्ति प्रबंधन की अनुमति देता है। यह दस्तावेजों के संपादन की भी अनुमति देता है, और परिवर्तन वास्तविक समय में अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए दिखाई देते हैं।

ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) जैसी नई विशेषताओं के साथ छवियों को टेक्स्ट और थर्ड-पार्टी ऐप इंटीग्रेशन के टन में बदलने के लिए, आप ड्रॉपबॉक्स से गलत नहीं हो सकते।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • खाता स्थानांतरण उपकरण - यह आपको फेरबदल या जिम्मेदारियों को बदलने की स्थिति में कई उपयोगकर्ताओं के बीच फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से स्थानांतरित करने की अनुमति देता है।
  • ड्रॉपबॉक्स शोकेस - पेशेवर रूप से प्रबंधित पृष्ठों में अपने सभी कार्यों का प्रदर्शन करें और उपयोगकर्ताओं को आपकी फ़ाइलों के साथ उलझाएँ।
  • तृतीय-पक्ष ऐप एकीकरण - ड्रॉपबॉक्स 3,00,000 से अधिक जुड़े अनुप्रयोगों के साथ मजबूत एकीकरण प्रदान करता है।
  • लाइव सहायता - इसका लाइव सपोर्ट ईमेल, चैट और फोन कॉल के माध्यम से मजबूत सेवा प्रदान करता है।

पेशेवरों:

  • ऑफर 'रिमोट पोंछना' डेटा को सुरक्षित रखने के लिए चुराए गए उपकरणों और हैक किए गए खातों से आपकी फ़ाइलों को तुरंत साफ़ करने की सुविधा
  • आपको व्यवस्थापक डैशबोर्ड के माध्यम से अपनी टीम की गतिविधि पर नज़र रखने की अनुमति देता है
  • अपेक्षित लिंक के माध्यम से अस्थायी पहुंच प्रदान करता है और लिंक में डाउनलोड को अक्षम करता है
  • फ़ाइल के पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित करके हटाए गए फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने में आपकी सहायता करता है
  • उपकरणों और प्लेटफार्मों पर सिंक
  • नामक एक सुविधा के साथ आता है 'टीम फोल्डर मैनेजर' टीम फ़ोल्डरों पर नियंत्रण और दृश्यता प्राप्त करने में आपकी सहायता करने के लिए
  • लचीला भंडारण योजनाओं की मेजबानी करता है

विपक्ष:

  • मोबाइल संस्करण डेस्कटॉप संस्करण के रूप में उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं है
  • अपलोड धीमा हो सकता है

मूल्य निर्धारण:

इसकी मानक और उन्नत योजनाओं की लागत क्रमशः $ 12.50 और $ 20 प्रति माह है। इसके एंटरप्राइज प्लान की कीमत अनुरोध पर उपलब्ध है।

2. ज़ोहो डॉक्स.

ज़ोहो डॉक्स इस सूची का एक अन्य लोकप्रिय दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है। यह आपको क्लाउड पर आपकी सभी फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत और प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। यह प्रभावी सहयोग उपकरण भी प्रदान करता है, जिसमें समूह साझाकरण और दो-तरफा सिंक शामिल हैं, जो आपको दूरस्थ क्लाइंट और कर्मचारियों के साथ कुशलतापूर्वक काम करने में मदद करते हैं।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • स्टोर दस्तावेज़ - यह उपयोगकर्ताओं को वीडियो, फ़ोल्डर्स और यहां तक ​​कि पूर्ण डेटाबेस सहित बड़ी फ़ाइलों को आसानी से संग्रहीत करने में सक्षम बनाता है।
  • ईमेल इन - साइन इन किए बिना तुरंत अपने ईमेल या स्कैनर से दस्तावेज़ क्लाउड खाते में भेजें।
  • स्वच्छ संगठन - प्रोजेक्ट, फ़ंक्शन और फ़ाइल प्रकारों के आधार पर फ़ाइलों के स्वच्छ वर्गीकरण के लिए आसानी से फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर बनाएँ।
  • दो-तरफा सिंक - आप ऑनलाइन या ऑफलाइन अपने डेस्कटॉप पर काम कर सकते हैं - एक बार ऑनलाइन वापस आने के बाद फाइलें अपने आप अपडेट हो जाती हैं।

पेशेवरों:

  • आपको ऑर्डर को गड़बड़ किए बिना बड़ी संख्या में फ़ोल्डर्स को स्थानांतरित करने की अनुमति देता है
  • डेटा हानि को रोकने के लिए फ़ाइलों का ऑटो-बैकअप बनाता है
  • आपको बल्क में फाइलें अपलोड करने की अनुमति देता है
  • आपको एक बार में कई उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइलें साझा करने के लिए एक समूह बनाने में सक्षम बनाता है
  • अलग-अलग टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करने के लिए इन-ऐप चैट प्रदान करता है
  • टीमों के बीच काम का प्रबंधन और प्रतिनिधि के लिए अनुस्मारक और कार्य सेट करता है
  • कई स्थानों पर विभिन्न सर्वरों पर अपनी फ़ाइलों को बचाता है
  • यह एक RSA आधारित 2048-बिट कुंजी के माध्यम से फाइलों को एन्क्रिप्ट करके कड़े सुरक्षा प्रदान करता है जो कि परफेक्ट फॉरवर्ड सेक्रेसी (PFS) द्वारा निर्मित है।
  • अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए संपादन को ट्रैक करने के लिए ऑडिट ट्रेल सुविधा प्रदान करता है
  • आपको अपनी ब्रांडिंग आवश्यकताओं के अनुसार इसे निजीकृत करने की अनुमति देता है
  • 5 उपयोगकर्ताओं के लिए एक निःशुल्क संस्करण प्रदान करता है

विपक्ष:

  • उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस बुनियादी और दिनांकित दिखता है
  • आवेदन का लोडिंग समय धीमा है

मूल्य निर्धारण:

इसकी भुगतान योजनाएं प्रति माह $ 5 से शुरू होती हैं। आपको 15 दिनों का नि: शुल्क परीक्षण भी मिलता है।

3. eFileCabinet.

eFileCecast एक और शक्तिशाली दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस) है जो आपको फाइलों को तुरंत स्कैन करने और डिजिटल बनाने में मदद करता है। यह आपको पासवर्ड-संरक्षित लिंक के साथ कई स्वरूपों में एक फ़ाइल भेजने और आसानी से फ़ाइलों को वर्गीकृत करने और खोजने की अनुमति देता है।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • शक्तिशाली खोज - यह किसी भी फ़ोल्डर में स्थित किसी भी फ़ाइल को खोजने के लिए एक पूर्ण-पाठ खोज को सक्षम करता है। यह फाइलों में मौजूद जानकारी का उपयोग करके सभी दस्तावेजों को स्वचालित रूप से पहचानता है, नाम देता है और संग्रहीत करता है।
  • कार्यप्रवाह प्रबंधन - आसानी से अपने दस्तावेज़ वर्कफ़्लो के स्नैपशॉट की समीक्षा करें। यह आपको वर्कफ़्लो के विशिष्ट चरणों पर एक नज़र डालने की अनुमति देता है।
  • इन-बिल्ट टेम्पलेट - फ़ोल्डर संरचना के लिए उत्तोलन टेम्पलेट जिसे आप पूरे सिस्टम में रखना चाहते हैं। आप पूर्व-परिभाषित नामों के साथ दस्तावेज़ निर्माण भी कर सकते हैं।
  • फ़ाइल अनुरोध - दूरस्थ क्लाइंट और कर्मचारियों को इसकी फ़ाइल अनुरोध सुविधा का लाभ उठाकर अतिथि एक्सेस के माध्यम से सिस्टम पर फ़ाइलों को दूरस्थ रूप से अपलोड करने की अनुमति दें।

पेशेवरों:

  • आपको अलग-अलग फ़ोल्डर, अलमारियाँ, फ़ाइलों के दराज के शासन को सेट करने की अनुमति देता है
  • आप किसी भी दस्तावेज़ के लिए किसी को भी अनुरोध भेज सकते हैं
  • अनुपालन और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आपको हस्ताक्षरित दस्तावेजों के लिए एक अलग ऑडिट ट्रेल रखने की सुविधा देता है
  • एक उपयोगकर्ता के अनुकूल डेस्कटॉप अनुप्रयोग प्रदान करता है
  • पूर्व-परिभाषित फ़ोल्डर में ईमेल और संलग्नक को आयात करता है
  • उत्तरदायी तकनीकी सहायता प्रदान करता है
  • Android और iOS मोबाइल एप्लिकेशन से सुसज्जित है
  • आपको सीधे कैमरे से दस्तावेज़ अपलोड करने में सक्षम करता है
  • उन्नत सुरक्षा के लिए दो-कारक प्रमाणीकरण और भूमिका-आधारित अनुमति का लाभ उठाएं
  • फ़ाइल शेयरिंग और स्टोरेज का एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन
  • सेल्सफोर्स और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सहित तीसरे पक्ष के अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण प्रदान करता है

विपक्ष:

  • यह अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल हो सकता है

मूल्य निर्धारण:

इसकी सदस्यता योजनाएं प्रति माह $ 15 से शुरू होती हैं और हर महीने $ 199 तक जाती हैं। आपको फ्री डेमो भी मिलता है।

4. डिजिटल दराज.

डिजिटल ड्रॉअर रिटेल, मैन्युफैक्चरिंग और एजुकेशन में मध्यम आकार के बिज़नेस का पसंदीदा विकल्प है। यह दस्तावेज़ को स्कैन करने और दस्तावेज़ों को तुरंत संग्रहीत करने में सक्षम है और एक अतिरिक्त सुरक्षा परत के लिए दस्तावेज़ के भंडारण की पेशकश करता है।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • दस्तावेजों का संगठन - एक परिचित विंडोज-आधारित फ़ाइल / फ़ोल्डर संरचना के साथ एक केंद्रीकृत स्थान में अपने सभी दस्तावेजों को आसानी से व्यवस्थित करें। यह आपको आसान अलगाव के लिए कई फ़ाइल अलमारियाँ में फ़ाइलों को संग्रहीत करने की सुविधा भी देता है।
  • लचीला - आसानी से दस्तावेज़ मर्ज करें या पहले से मौजूद दस्तावेज़ों में पेज जोड़ें। आप अलग-अलग इंडेक्स के साथ दस्तावेजों को फिर से लेबल कर सकते हैं।
  • आसान आयात - उत्तोलन खींचें और ड्रॉप, कॉपी और पेस्ट करें, और ड्राइव में फ़ाइलों को सीधे आयात करने के लिए आसानी से स्कैन या आयात करें।
  • सुरक्षा - यह एईएस -128 बिट एन्क्रिप्शन के माध्यम से सभी दस्तावेजों की शक्तिशाली सुरक्षा प्रदान करता है। आप किसी भी दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों पर नज़र रखने के लिए ऑडिट ट्रेल का भी लाभ उठा सकते हैं।

पेशेवरों:

  • विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए फ़ाइल अलमारियाँ तुरन्त अनुकूलित करें
  • एक ही फ़ाइल के पुराने संस्करणों तक पहुंच प्राप्त करने के लिए उत्तोलन संस्करण नियंत्रण
  • कीवर्ड और टेक्स्ट खोज के साथ, आप ड्राइव पर किसी भी फ़ोल्डर में संग्रहीत फ़ाइलों को आसानी से पा सकते हैं
  • आपको ड्राइव से सीधे दस्तावेजों को प्रिंट करने की अनुमति देता है
  • एक ही समय में कई दस्तावेज़ों को कैप्चर और आयात करें
  • यह किसी भी डिवाइस से फाइलों में किए गए बदलाव को सिंक करता है
  • वास्तविक समय में फ़ाइल में किए गए परिवर्तनों की समीक्षा करके विभिन्न हितधारकों के साथ आसानी से सहयोग करें
  • एक नि: शुल्क परीक्षण प्रदान करता है

विपक्ष:

  • सीमित सुविधाएँ प्रदान करता है
  • बड़े संगठनों के लिए उपयुक्त नहीं है

मूल्य निर्धारण:

आप या तो सॉफ़्टवेयर का एकल-उपयोगकर्ता लाइसेंस $ 1,200 की एक बार की लागत पर खरीद सकते हैं या $ 500 / वर्ष के अपने सदस्यता योजना के साथ जा सकते हैं।

5. FileHold.

FileHold एक उद्यम दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान (DMS) है जो कि सस्ती और आसानी से स्थापित है। आप आसानी से सॉफ्टवेयर के माध्यम से दस्तावेजों को स्कैन, स्टोर और इंडेक्स कर सकते हैं। पूर्ण सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, आप अपने स्थानीय सर्वर पर सॉफ़्टवेयर स्थापित कर सकते हैं।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • ई-फॉर्म - आसानी से कार्यालय या पीडीएफ रूपों में मौजूद मानक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टूल का लाभ उठाकर इलेक्ट्रॉनिक रूपों से मेटाडेटा जानकारी निकालें।
  • कूरियर - यह दस्तावेजों को भेजने का एक सुरक्षित तरीका है जो डिलीवरी का प्रमाण भी भेजता है। यह दस्तावेज़ के लिंक के साथ ईमेल के माध्यम से प्राप्तकर्ताओं को भी सूचित करता है।
  • फाइल प्रबंधन - यह आपको अपने दैनिक कार्यों में अंतर करके और फ़ाइल प्रबंधन को एक प्रभावी प्रक्रिया बनाकर अधिक कुशल बनने में सक्षम बनाता है।
  • स्कैनिंग और इमेजिंग - दुनिया भर में विभिन्न उपयोगकर्ताओं को भेजने के लिए दस्तावेजों को सीधे स्कैन और इमेजिंग द्वारा कागज रहित जाएं।

पेशेवरों:

  • कई ब्राउज़र समर्थन प्रदान करता है
  • सभी दस्तावेजों के आसान प्रबंधन के लिए एक सक्षम स्मार्टफोन सॉफ्टवेयर के साथ आता है
  • यह Google जैसी उन्नत खोज से सुसज्जित है जो प्रासंगिक परिणाम प्राप्त करने में आपकी सहायता करने के लिए दस्तावेज़ के मेटाडेटा का लाभ उठाता है
  • आप इसे आउटलुक, वर्ड, पॉवरपॉइंट, एक्सेल, और विसिओ जैसे टूल्स तक सीधी पहुंच के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के साथ कुशलता से एकीकृत कर सकते हैं
  • उन्नत स्वभाव और अवधारण नीतियों के माध्यम से नवीनतम और संग्रह दस्तावेज़ों को आसानी से प्रबंधित करें
  • जब आप किसी विशेष दस्तावेज़ पर काम कर रहे हों तो ओवरराइटिंग से बचने के लिए चेक-इन / चेकआउट क्षमता का लाभ उठाएं
  • फ़ाइलों के अनंत एकत्रीकरण को प्राप्त करने के लिए आभासी फ़ोल्डर बनाएँ
  • आपको ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों पर काम करने की अनुमति देता है, और ऑनलाइन वापस आने के बाद सभी परिवर्तन सहेज लिए जाएंगे
  • उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) और संग्रह प्रदान करता है

विपक्ष:

  • यदि आप एक शुरुआत कर रहे हैं, तो आपको इसकी कार्यप्रणालियों को समझने में थोड़ा चुनौतीपूर्ण लग सकता है
  • यूजर इंटरफेस यूजर फ्रेंडली नहीं है

6. दस्तावेज़ लोकेटर.

दस्तावेज़ लोकेटर विंडोज के साथ शक्तिशाली एकीकरण और सुविधाजनक फ़ाइल प्रबंधन के लिए एक कुशल क्लाउड होस्टिंग प्रदान करता है। इसकी कुछ सबसे प्रभावशाली विशेषताओं में संस्करण नियंत्रण, पेपरलेस स्कैनिंग, दस्तावेज़ नियंत्रण, ईमेल प्रबंधन और बहुत कुछ शामिल हैं।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • स्कैनिंग - दस्तावेज़ लोकेटर आपको आसानी से खोज योग्य फ़ाइलों में पेपर डॉक्स को बदलने की अनुमति देता है। आप दस्तावेज़ कैप्चर भी कर सकते हैं और फ़ाइल मेटाडेटा के रूप में दस्तावेज़ के बारे में महत्वपूर्ण तथ्यों को समझ सकते हैं।
  • स्वचालित वर्कफ़्लोज़ - यह कई प्रकार की वर्कफ़्लो सुविधाएँ प्रदान करता है, जिसमें टाइम-आउट, भूमिका-आधारित प्रक्रियाएं, गुणवत्ता नियंत्रण बिंदु और अनुकूलन अधिसूचना टेम्पलेट शामिल हैं।
  • खोज विकल्प - आप त्वरित खोज, बिजली खोज, उन्नत खोज, या My DL खोज सहित कई क्षमताओं के माध्यम से फ़ाइलें खोज सकते हैं।
  • दस्तावेज़ स्वीकृति - पारदर्शिता और अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए आसानी से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अनुमोदन पर कब्जा। यह एकल स्वीकृत चरणों और जटिल बहु अनुमोदन चरणों दोनों का समर्थन करता है।

पेशेवरों:

  • आपको दस्तावेज़ प्रो में पूर्वावलोकन का उपयोग करके ज़ोन, स्कैन शीट, बारकोड या स्कैन की गई फ़ाइलों से मेटाडेटा कैप्चर करने की अनुमति देता है।
  • ब्राउज़र, डिवाइस और प्लेटफ़ॉर्म पर समर्थन प्रदान करता है
  • प्रतिनिधि विकल्प के माध्यम से प्रक्रिया लचीलापन बढ़ाता है
  • आप दोहराव से बचने और ऑपरेशन की दक्षता बढ़ाने के लिए दस्तावेज़-केंद्रित संचालन को स्वचालित कर सकते हैं
  • बेहतर गुणवत्ता नियंत्रण के लिए वर्कफ़्लो के एक परिभाषित नमूने की समीक्षा करें
  • आपको दस्तावेज़ की समीक्षा की स्थिति और अनुमोदन के चरणों को ट्रैक करने में सक्षम करता है
  • स्वचालित अनुस्मारक और सूचनाएं दस्तावेजों की अनुमोदन प्रक्रिया को तेज करती हैं
विपक्ष:
  • उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस थोड़ा मैला है
  • प्रशिक्षण केवल एक वर्ष में कुछ बार प्रदान करता है

मूल्य निर्धारण:

इसकी लाइसेंस कीमतें $ 250 से शुरू होकर $ 400 तक जाती हैं।

7. hightail.

हाईटेल दस्तावेज़ प्रबंधन को अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल और सहज ज्ञान युक्त बनाता है। इसके अलावा, यह रचनात्मक पेशेवरों को बड़ी फ़ाइलों को आसानी से साझा करने की अनुमति देता है, जिसमें वीडियो, कलाकृति, डिज़ाइन, फ़ोटोग्राफ़ी, और प्रस्तुति फ़ाइलों सहित अन्य शामिल हैं।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • उच्च-रिज़ॉल्यूशन पूर्वावलोकन - आप उन्हें डाउनलोड किए बिना बड़ी फ़ाइलों का पूर्वावलोकन या स्ट्रीम कर सकते हैं।
  • वास्तविक समय बातचीत - व्यक्ति या टीम वास्तविक समय के ईमेल, प्रोजेक्ट अपडेट और टिप्पणियां प्राप्त कर सकते हैं।
  • फ्रीहैंड एनोटेशन - आपको मल्टीमीडिया फ़ाइलों को चिह्नित करने के लिए एक बॉक्स, तीर, रेखा, या मुक्तहस्त आकृति बनाकर फ़ाइलों को प्रूफ़ करने की अनुमति देता है।
  • संस्करण तुलना - आप परिवर्तनों का आसानी से पता लगाने और आसानी से प्रतिक्रिया देने के लिए एक ही स्क्रीन पर फाइलों की तुलना में साथ-साथ संस्करण का लाभ उठा सकते हैं।

पेशेवरों:

  • उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल पर एक सीधी टिप्पणी के माध्यम से स्पष्ट प्रतिक्रिया देने की अनुमति देता है, जिसके परिणामस्वरूप कम परिणाम और बेहतर अंत उत्पाद होता है
  • समय-समय पर बाजार को कम करने के लिए रचनात्मक प्रक्रिया को सुव्यवस्थित और समेकित करता है
  • साझा फ़ाइलों को देखने के लिए प्राप्तकर्ता को अभिगम नियंत्रण के लिए किसी खाते की आवश्यकता नहीं होती है
  • पूरे सिस्टम में कड़ी सुरक्षा प्रदान करने के लिए एंटरप्राइज़-ग्रेड सुरक्षा प्रसाद के साथ 256-बिट एईएस एन्क्रिप्शन के साथ आता है
  • प्रदान करता है 'ट्रैकर भेजें' यह पता लगाने की सुविधा कि फाइलें कब डिलीवर और डाउनलोड की जाती हैं
  • दृश्य फ़ोल्डरों के माध्यम से एक साथ कई फाइलें देखें
  • व्यक्तियों के लिए एक निःशुल्क संस्करण प्रदान करता है

विपक्ष:

  • साझा लिंक बहुत जल्दी समाप्त हो जाते हैं
  • खोज सुविधा उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं है

मूल्य निर्धारण:

इसकी प्रीमियम योजनाएं $ 12 प्रति माह से शुरू होती हैं और प्रति माह $ 36 तक जाती हैं।

8. सदाबहार व्यवसाय.

एवरनोट बिजनेस एक शक के बिना है, फ़ाइल प्रबंधन के लिए सबसे लोकप्रिय उपकरणों में से एक है। यह आपको एक चालाक और अधिक उत्पादक कार्यस्थल बनाने के लिए आसानी से नोट्स और फाइलें बनाने और साझा करने में मदद करता है। इसकी सभी विशेषताएं मुख्य रूप से व्यवसाय की उत्पादकता बढ़ाने पर केंद्रित हैं।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • उत्पादकता बढ़ाएँ - टीमें उत्पादकता बढ़ाने के लिए विचारों को कुशलता से एकत्र, वर्गीकृत और साझा कर सकती हैं।
  • वेब क्लिपर - अपने एवरनोट अकाउंट में तुरंत वेबसाइट स्क्रीनशॉट स्टोर करें। आप आसानी से सभी उपयोगी जानकारी को ऑनलाइन सहेज सकते हैं और जब भी आपको उनकी आवश्यकता हो, उन्हें क्लिप कर सकते हैं।
  • इन-बिल्ट टेम्पलेट - विशिष्ट जरूरतों को पूरा करते हुए समय और प्रयास को बचाने के लिए आप एवरनोट के इन-बिल्ट टेम्पलेट्स का लाभ उठा सकते हैं। आसानी से स्थापित होने वाले टेम्पलेट अत्यधिक अनुकूलन योग्य हैं, और आप उन्हें अनंत बार भी उपयोग कर सकते हैं।
  • व्यापक एकीकरण - यह जीमेल, आउटलुक, सेल्सफोर्स, गूगल ड्राइव, और स्लैक जैसे तीसरे पक्ष के ऐप के साथ व्यापक एकीकरण प्रदान करता है।

पेशेवरों:

  • आपको आवश्यक जानकारी को कैप्चर करने के लिए स्क्रीनशॉट को क्रॉप करने देता है
  • अपनी दक्षता बढ़ाने के लिए कई कीबोर्ड शॉर्टकट प्रदान करता है
  • आपको वास्तविक समय में फ़ाइलों और खातों को संपादित करने की अनुमति देता है
  • यह आपको हस्तलिखित नोट्स, व्हाइटबोर्ड चित्र और स्कैन की गई छवियों को खोजने की अनुमति देता है
  • यह 11 हस्तलिखित और 28 टाइपराइटल भाषाओं की पहचान करने में सक्षम है
  • बिजनेस फॉर एवरनोट iPad के लिए पेनुलेटिम का भी समर्थन करता है
  • आपको भौतिक दस्तावेज़ स्कैन करने और सुरक्षित फ़ाइलों के रूप में रखने में सक्षम बनाता है

विपक्ष:

  • वस्तुओं का संगठन त्रुटि रहित नहीं है
  • बड़ी फ़ाइलों का सिंक्रनाइज़ेशन एक बालक धीमा है

मूल्य निर्धारण:

भुगतान की योजना प्रति उपयोगकर्ता $ 14.99 प्रति माह से शुरू होती है।

9. छोटी चादर.

स्मूथ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट, फाइल शेयरिंग और सहयोग प्राप्त करने के लिए स्मार्टशीट उद्यमों के पसंदीदा विकल्पों में से एक है। इसकी प्राथमिक विशेषताओं में से एक यह है कि यह Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier और अन्य सहित तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन के साथ व्यापक एकीकरण प्रदान करता है।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • पूर्व निर्धारित टेम्पलेट - यह बहुत आसान तरीके से वर्कफ़्लो और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को परिभाषित करने में आपकी मदद करने के लिए प्रीसेट टेम्पलेट प्रदान करता है।
  • सामग्री सहयोग - आसानी से अपनी शीट से उत्पादन की प्रगति की देखरेख करते हैं, कार्यों को असाइन करते हैं, स्वचालित अनुस्मारक का लाभ उठाते हैं, अन्य उपयोगकर्ताओं को सामग्री की समीक्षा करने की अनुमति देते हैं, और पिन किए गए एनोटेशन के माध्यम से विस्तृत प्रतिक्रिया देते हैं।
  • अत्यधिक सुरक्षित - Smartsheets मल्टी-साइट डेटा अतिरेक का लाभ उठाता है, इक्विनिक्स पर होस्टिंग, और एडब्ल्यूएस सुविधाएं यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके दस्तावेज़ सुरक्षित हैं।
  • स्वचालन - आप स्वीकृतियों का अनुरोध करके या अलर्ट और अपडेट भेजकर दोहराए जाने वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं।

पेशेवरों:

  • आपको अपने वर्कफ़्लोज़ को आसानी से स्वचालित करने के लिए सशर्त पथ और कई क्रियाओं को संयोजित करने देता है
  • विभिन्न अनुप्रयोगों में वास्तविक समय में डेटा को अपडेट करके कुशल सहयोग को सक्षम करता है
  • Excel स्प्रेडशीट, CSV फ़ाइलों और Google पत्रक से डेटा को आसानी से बदलें या मर्ज करें
  • आपके डैशबोर्ड को कस्टमाइज़ करने के लिए यूज़-टू-यूज़ ड्रैग-एंड-ड्रॉप यूआई प्रदान करता है
  • आईओएस और एंड्रॉइड ऐप के माध्यम से आपके स्मार्टफोन पर वास्तविक समय तक पहुंच प्रदान करता है
  • तृतीय पक्ष उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलों और दस्तावेजों की समीक्षा करने की अनुमति देता है

विपक्ष:

  • आपको इसकी लंबी सूची सुविधाओं को सीखने में बहुत प्रयास करने की आवश्यकता है

मूल्य निर्धारण:

मानक मूल्य निर्धारण $ 14 प्रति माह से शुरू होता है। अधिक उन्नत सुविधाओं के साथ उद्यम योजनाओं के लिए, आपको विक्रेता के संपर्क में रहना होगा।

10. Onehub.

Onehub इस सूची में एक और शक्तिशाली दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है। यह अपनी ड्रैग-एंड-ड्रॉप कार्यक्षमता के साथ फ़ाइलों का आसान अपलोड प्रदान करता है। इसके अलावा, यह उपयोगकर्ताओं को संस्करणों को नियंत्रित करने, सबफ़ोल्डर में फ़ाइलों को व्यवस्थित करने और सुरक्षित रूप से साझा करने की अनुमति देता है।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • फ़ाइलें आसानी से अपलोड करें - ड्रैग और ड्रॉप फीचर के जरिए तुरंत फाइल अपलोड करें। यह फ़ाइलों के स्वचालित संस्करण, फ़ोल्डर-आधारित संगठन और बल्क अपलोड के लिए सुरक्षित एफ़टीपी प्रवेश द्वार की अनुमति देता है।
  • अनुकूलन - अपनी ब्रांडिंग आवश्यकताओं के अनुसार आसानी से पृष्ठों, लोगो और एप्लिकेशन के रंग विषयों को अनुकूलित करें। आप अपने खाते में एक कस्टम डोमेन और व्हाइट लेबलिंग भी जोड़ सकते हैं।
  • सुरक्षा विशेषताएं - यह आपके डेटा को सुरक्षित रखने में मदद करने के लिए भूमिका-आधारित अनुमतियाँ, सत्र टाइमआउट, ऑडिट ट्रेल्स और दो-कारक प्रमाणीकरण सहित सुरक्षा सुविधाओं की अधिकता का लाभ उठाता है।
  • पूर्वावलोकन - किसी ब्राउज़र या मोबाइल डिवाइस पर डाउनलोड किए बिना फ़ाइलों और दस्तावेजों के पूर्वावलोकन को आसानी से देखें।

पेशेवरों:

  • आपको अपनी फ़ाइलों को अनुमोदित या समीक्षा करने के लिए सहयोगी से संपर्क करने की अनुमति देता है
  • Google ड्राइव और OneDrive के साथ सहज एकीकरण प्रदान करता है
  • आपको टीम के प्रत्येक सदस्य के साथ संदेश भेजने की अनुमति देता है
  • कौन और कब पोस्ट कर रहा है, यह जानने के लिए गतिविधि पर नज़र रखें
  • आसानी से प्रतिक्रिया साझा करने के लिए फ़ोल्डरों पर टिप्पणियां पोस्ट करें
  • जब भी आप कुछ गड़बड़ देखते हैं तो तुरंत ऑडिट ट्रेल का उपयोग रद्द कर दें
  • आसानी से जटिल पासवर्ड नीति लागू करें

विपक्ष:

  • उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस थोड़ा दिनांकित दिखता है
  • आप उपयोगकर्ताओं के उपसमूह नहीं बना सकते हैं

मूल्य निर्धारण:

इसकी भुगतान योजनाएं प्रति माह $ 12.50 से शुरू होती हैं और प्रति माह $ 500 तक जाती हैं।

11. InfoRouter.

InfoRouter एक अन्य दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण है जो आपके सभी दस्तावेज़ों को आसानी से प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकता है। हालाँकि, आपको इसे सर्वर-साइड के माध्यम से क्लाइंट के साइड घटकों के साथ स्थापित करना होगा। अच्छी खबर यह है कि यह अत्यधिक स्केलेबल है और वर्कलोड को साझा करने के लिए 100 सर्वर तक का लाभ उठा सकता है।

प्रमुख विशेषताऐं:

  • रिकॉर्ड प्रबंधन - पूर्व-परिभाषित वर्कफ़्लोज़ को दस्तावेज़ भेजकर और वास्तविक समय में उनकी स्थिति पर नज़र रखने के द्वारा व्यापार-महत्वपूर्ण रिकॉर्डों को सुरक्षित रूप से प्रबंधित करें।
  • रिपोर्टिंग - दैनिक आधार पर होने वाली घटनाओं की एक समेकित रिपोर्ट प्राप्त करें।
  • बहु भाषा - यह बहु-भाषा समर्थन प्रदान करता है जिसे आप ईमेल सूचनाओं के लिए लाभ उठा सकते हैं।
  • हॉट फोल्डर्स - यह स्वचालित रूप से पूर्व-निर्धारित इंफ़ॉर्मेशन राउटर फ़ोल्डर्स में मॉनिटर किए गए फ़ोल्डरों के डेटा को आयात करता है।

पेशेवरों:

  • आपको छवियों को पीडीएफ फाइलों में बदलने की अनुमति देता है
  • आप असीमित संख्या में फ़ोल्डर्स बना सकते हैं
  • कई रूट फ़ोल्डर बनाने की अनुमति देता है
  • HTTPS और SSL दोनों का समर्थन करता है
  • आपको ईमेल और टेक्स्ट टेम्प्लेट को अनुकूलित करने की अनुमति देता है
  • वर्गीकरण इतिहास और वर्गीकृत दस्तावेजों का समर्थन करता है

विपक्ष:

  • बड़ी फ़ाइलों को अपलोड करना थोड़ा धीमा है
  • उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस जटिल है

मूल्य निर्धारण:

इसकी कीमत अनुरोध के आधार पर उपलब्ध है।

इस सूची के लिए अभी तक समीक्षा नहीं किए गए अन्य टूल में दस्तावेज़, एम-फाइलें और SharePoint शामिल हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर क्या है?

ऑनलाइन कारोबार बढ़ने के साथ, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर हाल ही में बहुत ध्यान आकर्षित कर रहा है।

काफी बस, वे कंप्यूटर सॉफ्टवेयर हैं जिन्हें डिजिटल प्रारूप में दस्तावेजों को व्यवस्थित करने, अनुक्रमित करने, स्टोर करने, प्रबंधित करने और ट्रैक करने के लिए उपयोग किया जाता है। इसके अलावा, वे बहुत आसानी से स्कैनरों की मदद से दस्तावेजों को डिजिटल स्वरूपों में बदलने में आपकी मदद करते हैं।

भारी मात्रा में डेटा से निपटना काफी चुनौतीपूर्ण है, खासकर जब दस्तावेज़ अपने भौतिक रूप में होता है।

वास्तव में, बहुत सारी व्यावसायिक उत्पादकता केवल प्रलेखन चुनौतियों पर काबू पाने में खो जाती है। एक बार इलेक्ट्रॉनिक प्रारूपों में परिवर्तित होने के बाद, दस्तावेज़ों के माध्यम से नेविगेट करना आसान हो जाता है। अंततः, आप उनके लिए खोज करने में कम समय व्यतीत करते हैं और खनन जानकारी पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

आप दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कैसे करते हैं ??

दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण उपयोग करने के लिए बहुत आसान हैं। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर में से अधिकांश चरण ओवरलैप होते हैं।

आइए इसकी मदद से व्यावहारिक कदम देखें सदाबहार व्यवसाय.

वेबसाइट पर जाएं और अपना खाता बनाएं और यदि यह एक व्यावसायिक खाता है तो आवश्यक विवरण भरें।

आप लॉग-इन कर सकते हैं और तुरंत सामग्री बनाना शुरू कर सकते हैं। एवरनोट विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के साथ संगत है, जिनमें फोटो, स्प्रेडशीट, लेख, समय और नोट्स शामिल हैं। अधिकांश दस्तावेज़ सॉफ़्टवेयर टूल इन दस्तावेज़ों को भी अनुमति देते हैं।

अगला, आप अपने व्यवसाय खाते में उपयोगकर्ताओं को जोड़ना शुरू कर सकते हैं। बस बाएं हाथ के आइकन पर क्लिक करें जो कहता है, 'उपयोगकर्ता जोड़ें।' आप उन्हें ईमेल के माध्यम से आमंत्रित कर सकते हैं और उन्हें शामिल होने के लिए कह सकते हैं।

एक बार जब आप एक उपयोगकर्ता जोड़ लेते हैं, तो वे डेटा और सूचना के लिए केंद्रीय भंडार देख पाएंगे। यहाँ, यह कहा जाता है अंतरिक्ष निर्देशिका। आप उन्हें रिपॉजिटरी में संपादन और परिवर्तन करने के लिए पहुँच भी दे सकते हैं।

एवरनोट आपको नोट्स बनाने, कार्य चैट सेट करने, शॉर्टकट और टैग बनाने, दस्तावेज़ स्कैन करने और अपने सहयोगियों के साथ वास्तविक समय में सहयोग करने की भी अनुमति देता है।

आपको दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में क्या देखना चाहिए?

हालांकि आपकी पसंद और प्राथमिकताएँ आपकी ज़रूरतों और व्यावसायिक दस्तावेज़ों के अनुसार अलग-अलग होंगी, यहाँ कुछ मूलभूत सुविधाएँ हैं जिनकी आपको हमेशा ज़रूरत होगी:

1. अभिलेखागार।

सॉफ़्टवेयर को आपको अपने दस्तावेज़ों को एक केंद्रीय भंडार में संग्रह करने की अनुमति देनी चाहिए, तैयार पहुँच और सूचना की तत्काल पुनर्प्राप्ति के लिए - उदाहरण के लिए, ज़ोहो डॉक्स.

2. व्यापक एकीकरण।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन जैसे जीमेल, आउटलुक, सेल्सफोर्स, Google ड्राइव और अधिक के साथ आसान और व्यापक एकीकरण प्रदान करना चाहिए। यह दस्तावेजों के निर्बाध आदान-प्रदान में मदद करता है। सदाबहार व्यवसाय एक महान उदाहरण है।

3. थोक अपलोड करना।

व्यावसायिक परिदृश्य में कई दस्तावेज़ शामिल होते हैं। एक-एक करके उन्हें अपलोड करना मुश्किल होने के साथ-साथ समय लेने वाला भी है। इसलिए, आपको एक दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण चुनना चाहिए जो दस्तावेजों के थोक अपलोड की अनुमति देता है।

4. दस्तावेज़ सुरक्षा।

व्यवसाय संवेदनशील और वर्गीकृत दस्तावेजों को संभालने और संग्रहीत करने के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन टूल का उपयोग करते हैं। इस तरह के डेटा के समझौता का आमतौर पर व्यवसायों पर दूरगामी परिणाम होता है और यहां तक ​​कि उनके अस्तित्व को भी खतरा हो सकता है। इसलिए दस्तावेज़ प्रबंधन टूल को चुनना आवश्यक है डिजिटल दराज शक्तिशाली डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए।

5. उच्च-रिज़ॉल्यूशन पूर्वावलोकन।

जब आप एक दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण का उपयोग करते हैं, तो आपको हर बार जब आप इसे देखना चाहते हैं तो आपको कोई दस्तावेज़ डाउनलोड नहीं करना चाहिए। जब भी आप चाहते हैं, सॉफ़्टवेयर को उच्च-रिज़ॉल्यूशन पूर्वावलोकन की अनुमति देनी चाहिए।

यह विशेषताओं की समग्र सूची नहीं है। उपयोगकर्ता के लिए बहुत सी अन्य आवश्यक विशेषताएँ हैं, जिनमें विभिन्न प्रकार के टेम्प्लेट, रीयल-टाइम चैट, स्वचालन के स्तर की अनुमति, रिकॉर्ड प्रबंधन सुविधा और बहुत कुछ शामिल हैं।

कार्यकारी सारांश।

ये कुछ बेहतरीन दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर उपलब्ध थे। इस डिजिटल परिवर्तन के साथ, लंबे समय से चले गए कागज दस्तावेजों के दिन हैं। क्लाउड स्टोरेज स्पष्ट रूप से सबसे अच्छा विकल्प है। हालांकि, इन सभी उपकरणों में क्षमताओं और यूएसपी के अलग-अलग सेट हैं।

इसलिए स्पष्ट विजेता घोषित करने का कोई अधिकार नहीं है - आपका चयन केवल आपकी आवश्यकताओं और बजट पर निर्भर होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक नि: शुल्क / सस्ती अभी तक विश्वसनीय समाधान की तलाश कर रहे हैं, तो सदाबहार व्यापार एक उत्कृष्ट विकल्प हो सकता है। हालांकि, यदि आपके पास बजट है और अधिक उन्नत सुविधाओं के साथ एक उद्यम समाधान की आवश्यकता है, तो आप साथ जाना चाह सकते हैं छोटी चादर.

अपना अंतिम निर्णय लेने से पहले विभिन्न उपकरणों और उनकी विशेषताओं की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें।

क्या कोई दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण हैं जो आप उपयोग करना चाहते हैं? टिप्पणियों में क्या है मुझे जानने दें।

साइट पर आगे पढ़ना: अधिक व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर समीक्षाओं के लिए, मेरे मार्गदर्शकों को देखें सबसे अच्छा समय निर्धारण क्षुधा, को शीर्ष परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर और यह सबसे अच्छा प्रस्तुति उपकरण इस साल कोशिश करने के लिए।